Электронный документооборот в военное время стал не просто удобством, а необходимостью для украинского бизнеса и государственных учреждений. Впрочем, за фасадом цифровизации скрываются непростые реалии рынка. Об особенностях работы украинских систем электронного документооборота, инновациях и состоянии рынка — интервью с Григорием Луцаем, руководителем украинской компании «Острин ЛТД», разработавшей систему Шрифт.
Григорий Луцай,
руководитель украинской компании «Острин ЛТД»
— На рынке Украины существует более двух десятков различных СЭД. Чем от них отличается ваша система?
— Почти во всех системах, имеющихся на рынке, основными «бенефициарами» использования СЭД являются либо делопроизводители, что характерно для госсектора, либо бухгалтеры. Мы же предоставляем комплексную систему эффективного менеджмента.
Мы интегрируем в нашей системе, кроме управления документами, также управление задачами. Ведь невозможно эффективно управлять задачами вне контекста информации, необходимой для их выполнения, которая содержится в документах. И наоборот: эффективное управление документами не может не предусматривать управление задачами,
которые появляются как в контексте документов, так и автономно, то есть еще до создания соответствующих документов. Кроме этого — управление коммуникациями как внутри компании клиента, так и с его контрагентами.
Наша системапредназначена для комплексной эффективности. Ее успех возможен только там, где руководитель госучреждения или бизнес-структуры мотивирован создать систему управления эффективностью сотрудников. А также базу знаний организации, которой он руководит.
— Летом прошлого года вы вышли с функцией подписания европейскими ключами подписи. Эта новость громко прозвучала в СМИ. Что нового у вас появилось с тех пор?
— Да, европейские ключи остаются нашим большим прорывом. На сегодняшний день только наша система предлагает эту функцию. Экономия времени и денег на курьерской доставке оригиналов документов между странами очень понравилась нашим клиентам. Например, каждая курьерская отправка оригиналов куда-то на Кипр или в Германию стоит от 3 тысяч гривен.
С тех пор мы сделали интеграцию с почтой, импорт подписей, интеграцию с СЭВ ОВВ. Также мы получили сертификацию информационной безопасности по стандарту ISO 27001.
А еще ввели оценку работы сотрудника по 100-балльной системе Score, которая имеет элементы геймификации и может стать основой мотивации сотрудников. И многое другое.
— Где сейчас основной рынок в сегменте СЭД?
— Наиболее емким сейчас является рынок госзакупок. Сотни миллионов гривен ежегодно тратятся на закупку и обслуживание СЭД. В Prozorro информация о закупках открыта, где мы можем — участвуем, а другие просто анализируем.
Хотя в основном тендеры напоминают игру в наперстки. Вы можете выиграть аукцион на Prozorro. Но это ничего не значит, поскольку после этого заказчик дисквалифицирует вас или вообще отменит закупку — «больше неактуальна» или «оказалось, что на нее нет денег». А все потому, что вы вмешались в уже сформированную до аукциона договоренность заказчика и выбранного им поставщика. Поэтому и тендерная документация выписывается под конкретного поставщика и копируется от одного тендера к другому. И в результате в 99% случаев закупка проводится у одного участника, то есть без конкуренции.
— У вас есть примеры, которые бы подтвердили то, о чем вы говорите?
— Коваливский сельсовет Киевской области в августе 2024 года объявил закупку СЭД на 10 пользователей за 260 тыс.
грн. Мы сразу предложили втрое меньшую стоимость, но они отказались. В итоге они купили себе то, что запланировали — закупка состоялась у одного участника.
КП «Киевтеплоэнерго» купило СЭД в 2019 году за 2 млн грн. И после этого за 5 лет заплатило еще 15 млн грн за его сопровождение.
Действует такой способ: осуществляется закупка СЭД у поставщика якобы по тендерной процедуре (фактически без конкурентов, см. выше) и потом уже вполне законно, без конкуренции можно платить в разы больше за «сопровождение».
Совершенно непонятно, от какой такой информационной безграмотности госзакупщики избегают облачных решений, которые на горизонте пяти лет на порядок дешевле автономных. Покупают дорогое «железо» — серверы и сетевое оборудование, все это обслуживают. И еще ежегодно платят за техподдержку и обновление суммы, близкие к стоимости первоначальной покупки.
Внимательные наблюдатели, конечно, понимают, что стоит за фасадом таких «закупок».
Поэтому текущая ситуация на рынке выглядит совсем печально, но мы надеемся, что Минцифры обратит внимание на этот рынок и сможет унифицировать подходы к закупкам СЭД.
— Может заказчики беспокоятся о безопасности своих данных? Ведь есть истории с кражей данных из облачных систем?
— Автономные серверы более опасны, если не уделять их защите достаточно внимания. Кроме этого, существует зависимость от аккуратности администраторов таких серверов. У облачных решений благодаря централизации, вопрос администрирования защиты решается значительно лучше.
— Как решен вопрос безопасности данных в вашем облачном решении?
— Мы разработали собственную технологию защищенного документооборота — Schrift Encryption. Мы создавали ее в течение последних пяти лет, и она полностью исключает доступ к данным клиента как от нас самих, как провайдера услуги СЭД, так и со стороны администраторов датацентра, где размещаются наши серверы.
Это технология сквозного шифрования данных, где данные шифруются и расшифровываются только на конечном устройстве пользователя. И мы можем с гордостью сказать, что эта технология прошла тщательную проверку патентного офиса Евросоюза и получила европейский патент.
Мы не имеем доступа к ключам шифрования клиентских данных.
Это означает, что мы в принципе не сможем предоставить доступ к данным клиентов никому, включая различные правоохранительные органы, хоть и по решению суда. То есть у нас нет доступа к данным клиента, как не может быть доступа к ним и у любых злоумышленников, которые потенциально могли бы получить доступ к нашим серверам.
Фактически наша технология объединяет удобство облака и приватность личного сервера, при сохранении высоких базовых требований безопасности данных. Которая, помимо прочего, подтверждена сертификатом соответствиястандарту информационной безопасности ISO 27001, выданным Государственным научно-исследовательским институтом технологий кибербезопасности и защиты информации и европейским органом сертификации — компанией «TUV Thuringen» (Германия).
— Что означает сертификация ISO 27001 для ваших клиентов на практике?
— Эта сертификация подтверждает, что документы наших клиентов защищены по стандартам, которыми пользуются ведущие банки и финансовые учреждения мира.
Кроме того, сертификация дает преимущества для участия в международных тендерах, где ISO 27001 часто является обязательным требованием.
Наши клиенты могут быстро предоставить партнерам подтверждение безопасности их системы документооборота и сотрудничать с крупными международными компаниями, которые требуют сертификацию для надежности.
— Что происходит в сегменте облачных СЭД?
— Этот сегмент сегодня испытывает трудности в развитии из-за доминирования на нем одной из систем. Не буду называть ее имени. Причиной является отсутствие интеграции между системами, что вызывает неудобства для клиентов и ограничивает конкуренцию различных СЭД между собой.
Удивительно, что при таком быстром развитии электронных сервисов в Украине в целом, СЭД как сервис обмена информацией между организациями и физлицами остается в таком бедном, если не сказать убогом, виде.
— То есть не хватает именно интеграции между различными облачными СЭД?
— Да, такой себе точки обмена трафиком. Со справедливой стоимостью платы за поддержание инфраструктуры такого обмена. Возможно, операторам облачных СЭД пора объединиться для создания ассоциации и запустить такой интеграционный проект. Пользуясь возможностью этого интервью и большой аудиторией читателей вашего издания,
я бы хотел пригласить всех заинтересованных к такой коммуникации. Наша электронная почта.
— Что вы можете предложить клиентам в текущей ситуации?
— Мы создали решение, которое дает возможность импортировать файл готовой подписи в СЭД. Это означает, что клиент может просто получить по почте или любым мессенджером от своего контрагента файл подписи в любом формате (asice, p7s, pdf, xml) и обычным «драг-н-дропом» перенести его в Шрифт. Ведь проставленная на документ подпись на самом деле никак не связана с системой, в которой ее поставили. Ее можно перенести в любую другую систему. Она связана только с контентом, который подписан этой подписью.
Кроме этого, мы предлагаем гостевой интерфейс, не требующий регистрации в нашей системе — подписать документ, полученный от контрагента, можно без регистрации у нас.
— Какие требования к системе электронного документооборота выдвигают украинские клиенты после почти трех лет полномасштабной войны?
— В первую очередь — надежность и безопасность. Частые отключения электроэнергии, проблемы со связью, кибератаки — все это заставляет бизнес искать системы,
которые могут работать стабильно даже в сложных условиях.
Во-вторых, это мобильность. Многие команды работают дистанционно, часто из разных стран. Поэтому важно, чтобы система была доступна с любого устройства и места.
И третье требование — экономическая эффективность. В условиях войны бизнесы особенно внимательно считают свои расходы. Поэтому облачные решения, не требующие значительных начальных инвестиций, становятся все популярнее.
— Шрифт получил европейский патент и ISO-сертификацию. Какие следующие шаги в развитии компании?
— Мы планируем активнее выходить на европейский рынок. Функция подписания документов с европейскими партнерами — это только первый шаг. Сейчас мы работаем над новыми возможностями для международного бизнеса, чтобы сделать нашу систему еще более привлекательной для компаний, которые работают с партнерами за рубежом.
Кроме того, мы постоянно совершенствуем функционал для украинских пользователей. Интеграция с почтой — один из недавних примеров. Мы также разрабатываем новые инструменты для аналитики и отчетности, которые позволят нашим клиентам лучше понимать свои бизнес-процессы.
— Каким вы видите будущее рынка электронного документооборота в Украине?
— Я верю, что уже очень скоро рынок СЭД в Украине претерпит существенные изменения. Стандарты безопасности и функциональности поднимутся на новый уровень.
Но самое главное — это изменение подхода к закупкам в государственном секторе. Я надеюсь, что процедуры станут более прозрачными и конкурентными, а государственные учреждения начнут выбирать решения, исходя из их эффективности, а не предварительных договоренностей.
И, конечно, я верю в интеграцию между различными системами СЭД, что позволит клиентам выбирать те решения, которые лучше всего соответствуют их потребностям, без ограничений в коммуникации с контрагентами, которые используют другие системы.
