Вісім років тому у структурі компанії EVO (розробники Prom.ua) працювала команда з 12 людей. Щомісяця вони друкували, пакували та надсилали десятки тисяч документів для клієнтів.
Щоб оптимізувати цей процес, в компанії шукали готові цифрові рішення. Системи M.E.Doc і Paperless від ПриватБанку не відповідали вимогам, тому внутрішня команда EVO взялася за власну розробку. Так у 2017 році з’явився сервіс для електронного документообігу.
Станом на сьогодні він має понад мільйон клієнтів, п’ять продуктів і планує вийти на закордон. Liga.Tech розповідає, які стереотипи довелося побороти засновникам, хто співпрацює із сервісом, і які в компанії плани.
Двісті людей, п’ять продуктів, мільйон клієнтівДо роботи над системою ЕДО у 2016 році долучили продакт-менеджера, кількох розробників і менеджера підтримки. За пів року вони створили версію для внутрішнього обімну документами, а 2017-го почалися перші зовнішні відправлення. Врешті десять людей із колишньої команди, яка друкувала та надсилала папери, перевели в інші підрозділи.
Після внутрішнього тестування компанія знайшла клієнтів серед логістичних бізнесів,
зокрема Нову пошту, і для "Вчасно" створили окрему юридичну особу. Зараз на позиції CEO нею керує Антон Скоков.
За його словами, із ними працює понад мільйон компаній. Здебільшого користуються електронним документообігом, кілька десятків тисяч використовують інші продукти. Топгалузі: ритейл, логістика, банки, виробництво. Серед українських підприємств сервісами користуються Сільпо, Аврора, Укртелеком, Rozetka. Серед міжнародних: Nokia, Uber, Bolt, Glovo.
Зараз у команді працює близько 200 людей. Структура будується не на підрозділах, а на проєктних командах. Їх створюють окремо під продукти компанії. Таких п’ять:
- Вчасно.ЕДО — сервіс для роботи з документами
- Вчасно.Каса — програмний реєстратор розрахункових операцій (РРО)
- Вчасно.EDI — продукт для автоматизації та оптимізації електронного документообігу в ритейлі
- Вчасно.КЕП — сервіс видачі електронних підписів і печаток
- Вчасно.ТТН — сервіс для обміну електронними товарно-транспортними накладними
тому компанія зосередилася на тих, які працюють і приносять результат, і згорнула проєкт.
На додачу в той самий час просів на 70-80% напрям електронного документообігу. Але пізніше почалося поступове відновлення: клієнти почали оптимізацію своїх процесів, враховуючи переїзди працівників і перехід на віддалену роботу.
У 2023 році "Вчасно" стала частиною групи компаній Tabula Rasa, яка відокремилася від EVO. Цій же групі належить майданчик для закупівель та аукціонів Zakupivli.Pro.
"Дякую, а тепер надішліть паперовий оригінал"На початку роботи власникам довелося довго пояснювати законність свого сервісу. Частина клієнтів не вважала його таким і, крім електронних, просила надіслати паперові документи. Хоча держава ухвалила закон про електронний документообіг ще у 2003 році.
"Брали участь у круглих столах із податковою, юристами, іншими експертами, але до появи Міністерства цифрової трансформації з боку держави майже не працювали над роз’ясненнями законності", — згадує Антон Скоков.
Ситуація покращилася, коли з’явилися цифрові продукти від держави на кшталт "Дії".
Відтоді компанія контактує з Мінцифри: розробляла для "Дія.Бізнес" навчальні курси, пропонувала потрібні бізнесу рішення.
Зокрема, так вдалося просунути рішення про використання електронних кадрових паперів. У 2022 році парламент ухвалив зміни до порядку роботи з електронними документами, де дозволив не створювати паперові копії документів тимчасового зберігання (графіки відпусток, довідки про стаж тощо).
Заробляють на API та вебверсіїВеликі компанії інтегрують сервіс, платячи за доступ до API та кожен окремий документ. За допомогою API бізнеси додають функції "Вчасно" у власні програми. Для юросіб це коштує 4,8 тисячі гривень на рік + 4,80 грн за документ. Для ФОП — 780 грн на рік + 4,80. За словами Скокова, компанії можуть відправляти "тисячі, інколи сотні тисяч документів на місяць".
Також "Вчасно" можна використовувати просто в браузері, на їхньому сайті. Тут можна створити документ, редагувати його разом із контрагентом онлайн і підписати. Для сайту є кілька тарифів, ціна яких відрізняється для юридичних і фізичних осіб.
Щоб переглядати більше документів,
користувачі можуть заплатити за розширення архіву.
Хоча "Вчасно" і працює з міжнародними компаніями, які мають представництва в Україні, але сама поки не виходить на закордонний ринок. Минулого року керівники спробували запуститися одразу в Африці, Азії та Європі, але не витримали конкуренції за користувача з великими гравцями на кшталт Docusign.
"Невеликий попит був, але вирішили, що поки не готові. Спершу в Україні завершимо добудову сервісів, які ще в стані "зростання". І потім виходитимемо на міжнародний ринок, скоріше за все в конкретну країну", — ділиться планами CEO.
Конкурентами в Україні залишається M.E.Doc, особливо у веденні бухгалтерських документів, Signy, Paperless, Document.Online. Перший, наприклад, теж пропонує платформу ЕДО, сервіс із транспортними накладними, програму для звітності тощо.
У "Вчасно" вважають, що вирізняються з-поміж конкурентів, зокрема, впізнаваністю бренду. Промотувати його допомагає ефект соцмережі: "Такий уже має "Вчасно.ЕДО". Реєструєтеся ви, ваші партнери, вони відправляють документи їхнім партнерам, і так вибудовуються зв’язки між користувачами".
Захист від зламівСервіс використовує сервери від Amazon Web Services, якими також користується Meta та Sony Music. Там зберігаються всі документи клієнтів.
Також у "Вчасно" є команда, яка працює над захищеністю сервісу. Вона організовує Bug Bounty — це програма, у якій "білі" хакери шукають вразливості сервісу та отримують винагороду за це.
Високого рівня безпеки зокрема вимагають міжнародні компанії. Зараз платформа проходить сертифікацію SOC 2. Це стандарт, який встановлює вимоги до систем управління інформаційною безпекою. Планують отримати сертифікат вже наступного року.
"Мріємо, щоб контракти могли підписати за день"Основний напрям для інвестицій у "Вчасно" — це розвиток своїх п’яти продуктів. У 2023 році у них вклали 67 млн гривень, дані за цей рік не розкривають.
Найближчим часом компанія зосередиться на роботі з контрактами, щоб пришвидшити процес підписання на платформі. Паралельно розвиватиме застосунки — зараз ними користуються близько 20% клієнтів.
До цього додасться перегляд функцій, які вже існують, та ширше впровадження штучного інтелекту. Зараз він допомагає підтримці шукати відповідь на питання клієнтів, а також асистує в документах. Він допомагає розпізнавати поля та заповнювати їх базовою інформацією. Наприклад, прописувати email, ЄДРПОУ, назву компанії, номер документа.
Планують додати функцію для створення короткого змісту договорів і визначення ризикованих моментів. Впровадженням займається внутрішня команда розробників.
