В Україні діють одразу два формати обліку трудової діяльності — електронна та оцифрована трудова книжка, які часто плутають між собою. Як пояснюють у Пенсійному фонді України, це різні інструменти, що формуються за різними принципами, пише 7Eminar.
Що таке оцифрована трудова книжка
Оцифрована трудова книжка — це паперова трудова, сканкопії якої роботодавець добровільно подає до Пенсійного фонду. Роботодавець може перевірити результат оцифрування в кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ в розділі «Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)».
Статус «Виконано» означає, що дані зі сканкопій опрацьовані та внесені до системи. Якщо ж відображається статус «Скасовано виконання», звернення містить помилки і потребує повторного подання. Інші статуси свідчать про те, що документи ще перебувають на опрацюванні.
Що таке електронна трудова книжка?
Електронна трудова книжка, своєю чергою, формується автоматично з моменту, коли особа стає платником єдиного соціального внеску. Вона наповнюється на підставі звітності, яку роботодавці подають до ПФУ, незалежно від наявності паперової трудової.
Роботодавець може отримати витяг з електронної трудової книжки через особистий кабінет страхувальника на порталі електронних послуг Пенсійного фонду — у розділі «Комунікації з ПФУ», обравши пункт «Запит на отримання електронних документів». Готовий документ формується у форматі PDF та має вигляд таблиці з назвою «Відомості про трудову діяльність з РЗО».
Саме за цим витягом можна визначити, чи була оцифрована паперова трудова книжка. Якщо у графі «Дата запису (за сканованими документами)» є записи — паперову трудову відскановано. Якщо ж дані містяться лише у графі «Дата запису (за звітними відомостями, поданими роботодавцями)», електронна трудова сформована виключно зі звітності.
