Для бізнесу Закон матиме відразу кілька переваг: зменшить витрати на ведення паперового документообігу та спростить доступ до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням. Крім того, ризик втрати трудової книжки, її фізичного пошкодження, фальсифікації або внесення в неї недостовірних даних зведеться до мінімуму.
Що потрібно знати роботодавцям про новий Закон?
Відповідаємо на головні питання:
1. Закон є обов’язковим до виконання відразу після того, як набере чинності?
Закон передбачає перехідний період строком у 5 років, який починається з дня набрання ним чинності. Впродовж цього часу необхідно перенести інформацію про трудову діяльність працівників з паперових трудових книжок до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі - «Реєстр»). Вносити відомості може як сам роботодавець, так і безпосередньо застрахована особа, тобто працівник. Якщо працівник уповноважує роботодавця оцифрувати документи про свою трудову діяльність,
працівник має надати згоду на обробку персональних даних, яка зазвичай укладається у довільній формі. Сканована копія цієї згоди — це обов’язкова складова пакету документів, що подається страхувальником. Якщо відомості подаються особисто працівником, копія згоди не потрібна.
Після того, як усі необхідні дані оцифрували та внесли до Реєстру, оригінал трудової передається на зберігання роботодавцем відповідному працівнику під підпис.
Якщо працівник звільняється до того, як процедура включення до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність завершена, роботодавець зобов’язаний видати працівнику належно оформлену трудову книжку у день звільнення.
2. Як отримати електронну трудову книжку, та яку інформацію вона має містити?
За Законом, інформація про трудову діяльність працівників вноситься через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України (далі - «ПФУ»). Це мають бути скановані або оцифровані копії документів, що визначаються законодавством (наприклад, копія трудової книжки, певних довідок, заяв тощо), з обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису.
Фактично, електронна трудова книжка за змістом нічим не відрізнятиметься від паперової та обов’язково міститиме всю інформацію щодо стажу працівника. Отримувати таку електронну трудову книжку не потрібно, адже всі дані зберігатимуться в електронному Реєстрі.
Працівники зможуть переглядати інформацію про свій трудовий чи страховий стаж на веб-порталі ПФУ. Крім того, з ПФУ можна буде комунікувати через спеціальний додаток.
3. Чи можна буде користуватись паперовими трудовими книжками?
Коли процедура включення відомостей до Реєстру завершена, роботодавець не буде зобов’язаний зберігати трудові книжки своїх працівників. Однак, якщо хтось із працівників виявить бажання продовжувати ведення паперової трудової книжки, роботодавець буде змушений вносити відповідні дані до такої трудової книжки працівника (наприклад записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі тощо).
