Електронний документообіг у воєнний час став не просто зручністю, а необхідністю для українського бізнесу та державних установ. Втім, за фасадом цифровізації ховаються непрості реалії ринку. Про особливості роботи українських систем електронного документообігу, інновації та стан ринку — інтерв'ю з Григорієм Луцаєм, керівником української компанії «Острін ЛТД», що розробила систему Шрифт.
Григорій Луцай,
керівник української компанії «Острін ЛТД»
— На ринку України існує понад два десятки різних СЕД. Чим від них відрізняється ваша система?
— Майже в усіх системах, наявних на ринку, основними «бенефіціарами» використання СЕД є або діловоди, що характерно для держсектору, або бухгалтери. Ми ж надаємо комплексну систему ефективного менеджменту.
Ми інтегруємо у нашій системі, окрім управління документами, також управління задачами. Адже неможливо ефективно керувати задачами поза контекстом інформації, необхідної для їх виконання, яка міститься в документах. І навпаки: ефективне управління документами не може не передбачати управління задачами, які з’являються як у контексті документів,
так і автономно, тобто ще до створення відповідних документів. Крім цього — управління комунікаціями як всередині компанії клієнта, так і з його контрагентами.
Наша системапризначена для комплексної ефективності. Її успіх можливий лише там, де керівник держустанови чи бізнес-структури вмотивований створити систему управління ефективністю співробітників. А також базу знань організації, якою він керує.
— Влітку минулого року ви вийшли з функцією підписання європейськими ключами підпису. Ця новина гучно прозвучала в ЗМІ. Що нового у вас з’явилося відтоді?
— Так, європейські ключі залишаються нашим великим проривом. На сьогодні лише наша система пропонує цю функцію. Економія часу та грошей на кур'єрській доставці оригіналів документів між країнами дуже сподобалася нашим клієнтам. Наприклад, кожна кур'єрська відправка оригіналів кудись на Кіпр чи в Німеччину коштує від 3 тисяч гривень.
Відтоді ми зробили інтеграцію з поштою, імпорт підписів, інтеграцію з СЕВ ОВВ. Також ми отримали сертифікацію інформаційної безпеки за стандартом ISO 27001. А ще запровадили оцінку роботи співробітника за 100-бальною системою Score,
яка має елементи гейміфікації й може стати основою мотивації співробітників. Та багато іншого.
— Де зараз основний ринок у сегменті СЕД?
— Найбільш ємним наразі є ринок держзакупівель. Сотні мільйонів гривень щорічно витрачаються на закупівлю та обслуговування СЕД. У Prozorro інформація про закупівлі відкрита, де ми можемо — беремо участь, а інші просто аналізуємо.
Хоча здебільшого тендери нагадують гру в наперстки. Ви можете виграти аукціон на Prozorro. Але це нічого не означає, оскільки після цього замовник дискваліфікує вас або взагалі скасує закупівлю — «більше неактуальна» або «виявилося, що на неї немає грошей». А все тому, що ви втрутилися в уже сформовану до аукціону домовленість замовника й обраного ним постачальника. Тому й тендерна документація виписується під конкретного постачальника і копіюється від одного тендера до іншого. І в результаті в 99% випадків закупівля проводиться в одного учасника, тобто без конкуренції.
— У вас є приклади, які б підтвердили те, про що ви говорите?
— Ковалівська сільрада Київської області в серпні 2024 оголосила закупівлю СЕД на 10 користувачів за 260 тис.
грн. Ми відразу запропонували втричі меншу вартість, але вони відмовилися. У підсумку вони купили собі те, що запланували — закупівля відбулася в одного учасника.
КП «Київтеплоенерго» купило СЕД у 2019 році за 2 млн грн. І після цього за 5 років заплатило ще 15 млн грн за його супровід.
Діє такий спосіб: здійснюється закупівля СЕД у постачальника нібито за тендерною процедурою (фактично без конкурентів, див. вище) і потім уже цілком законно, без конкуренції можна платити в рази більше за «супровід».
Абсолютно незрозуміло, від якої такої інформаційної безграмотності держзакупники уникають хмарних рішень, які на горизонті п’яти років на порядок дешевші за автономні. Купують дороге «залізо» — сервери та мережеве обладнання, все це обслуговують. І ще щорічно платять за техпідтримку та оновлення суми, близькі до вартості початкової покупки.
Уважні спостерігачі, звісно, розуміють що стоїть за фасадом таких «закупівель».
Тож поточна ситуація на ринку виглядає зовсім сумно, але ми сподіваємося, що Мінцифри зверне увагу на цей ринок і зможе уніфікувати підходи до закупівель СЕД.
— Може замовники турбуються про безпеку своїх даних? Адже є історії з крадіжкою даних із хмарних систем?
— Автономні сервери більш небезпечні, якщо не приділяти їх захисту достатньо уваги. Крім цього, існує залежність від акуратності адміністраторів таких серверів. У хмарних рішень завдяки централізації, питання адміністрування захисту вирішується значно краще.
— Як розв’язане питання безпеки даних у вашому хмарному рішенні?
— Ми розробили власну технологію захищеного документообігу — Schrift Encryption. Ми створювали її протягом останніх п’яти років, і вона повністю виключає доступ до даних клієнта як від нас самих, як провайдера послуги СЕД, так і з боку адміністраторів датацентру, де розміщуються наші сервери.
Це технологія наскрізного шифрування даних, де дані шифруються і розшифровуються тільки на кінцевому пристрої користувача. І ми можемо з гордістю сказати, що ця технологія пройшла ретельну перевірку патентного офісу Євросоюзу і отримала європейський патент.
Ми не маємо доступу до ключів шифрування клієнтських даних. Це означає, що ми в принципі не зможемо надати доступ до даних клієнтів нікому,
включно з різними правоохоронними органами, хоч і за рішенням суду. Тобто у нас немає доступу до даних клієнта, як не може бути доступу до них і у будь-яких зловмисників, які потенційно могли б отримати доступ до наших серверів.
Фактично наша технологія об'єднує зручність хмари і приватність особистого сервера, при збереженні високих базових вимог безпеки даних. Яку, крім іншого, підтверджено сертифікатом відповідностістандарту інформаційної безпеки ISO 27001, який виданий Державним науково-дослідним інститутом технологій кібербезпеки та захисту інформації и європейським органом сертифікації - компанією «TUV Thuringen» (Германия).
— Що означає сертифікація ISO 27001 для ваших клієнтів на практиці?
— Ця сертифікація підтверджує, що документи наших клієнтів захищені за стандартами, якими користуються провідні банки та фінансові установи світу.
Крім того, сертифікація дає переваги для участі в міжнародних тендерах, де ISO 27001 часто є обов’язковою вимогою. Наші клієнти можуть швидко надати партнерам підтвердження безпечності їхньої системи документообігу та співпрацювати з великими міжнародними компаніями,
які вимагають сертифікацію задля надійності.
— Що відбувається в сегменті хмарних СЕД?
— Цей сегмент сьогодні зазнає труднощів у розвитку через домінування на ньому однієї із систем. Не буду називати її імені. Причиною є відсутність інтеграції між системами, що викликає незручності для клієнтів і обмежує конкуренцію різних СЕД між собою.
Дивно, що при такому швидкому розвитку електронних сервісів в Україні загалом, СЕД як сервіс обміну інформацією між організаціями та фізособами залишається в такому бідному, якщо не сказати вбогому, вигляді.
— Тобто бракує саме інтеграції між різними хмарними СЕД?
— Так, такої собі точки обміну трафіком. Зі справедливою вартістю плати за підтримання інфраструктури такого обміну. Можливо, операторам хмарних СЕД час об'єднатися для створення асоціації та запустити такий інтеграційний проєкт. Користуючись можливістю цього інтерв'ю і великою аудиторією читачів вашого видання, я б хотів запросити всіх зацікавлених до такої комунікації. Наша електронна пошта.
— Що ви можете запропонувати клієнтам у поточній ситуації?
— Ми створили рішення,
яке дає можливість імпортувати файл готового підпису в СЕД. Це означає, що клієнт може просто отримати поштою або будь-яким месенджером від свого контрагента файл підпису в будь-якому форматі (asice, p7s, pdf, xml) і звичайним «драг-н-дропом» перенести його у Шрифт. Адже проставлений на документ підпис насправді ніяк не пов’язаний із системою, в якій його поставили. Його можна перенести в будь-яку іншу систему. Він пов’язаний тільки з контентом, який підписаний цим підписом.
Крім цього, ми пропонуємо гостьовий інтерфейс, який не потребує реєстрації в нашій системі — підписати документ, отриманий від контрагента, можна без реєстрації у нас.
— Які вимоги до системи електронного документообігу висувають українські клієнти після майже трьох років повномасштабної війни?
— Насамперед — надійність і безпека. Часті відключення електроенергії, проблеми зі зв’язком, кібератаки — все це змушує бізнес шукати системи, які можуть працювати стабільно навіть у складних умовах.
По-друге, це мобільність. Багато команд працюють дистанційно, часто з різних країн. Тому важливо, щоб система була доступна з будь-якого пристрою і місця.
І третя вимога — економічна ефективність. В умовах війни бізнеси особливо уважно рахують свої витрати. Тому хмарні рішення, які не потребують значних початкових інвестицій, стають усе популярнішими.
— Шрифт отримав європейський патент та ISO-сертифікацію. Які наступні кроки в розвитку компанії?
— Ми плануємо активніше виходити на європейський ринок. Функція підписання документів з європейськими партнерами — це лише перший крок. Зараз ми працюємо над новими можливостями для міжнародного бізнесу, щоб зробити нашу систему ще більш привабливою для компаній, які працюють із партнерами за кордоном.
Крім того, ми постійно вдосконалюємо функціонал для українських користувачів. Інтеграція з поштою — один із нещодавніх прикладів. Ми також розробляємо нові інструменти для аналітики і звітності, які дозволять нашим клієнтам краще розуміти свої бізнес-процеси.
— Яким ви бачите майбутнє ринку електронного документообігу в Україні?
— Я вірю, що вже дуже скоро ринок СЕД в Україні зазнає суттєвих змін. Стандарти безпеки та функціональності піднімуться на новий рівень.
Але найголовніше — це зміна підходу до закупівель у державному секторі. Я сподіваюся, що процедури стануть більш прозорими та конкурентними, а державні установи почнуть обирати рішення, виходячи з їхньої ефективності, а не попередніх домовленостей.
І, звичайно, я вірю в інтеграцію між різними системами СЕД, що дозволить клієнтам обирати ті рішення, які найкраще відповідають їхнім потребам, без обмежень у комунікації з контрагентами, які використовують інші системи.
