В Україні триває трудової діяльності працівника з паперової форми в електронну. Оцифрування документів гарантує збереження даних і захищає від втрати страхового стажу або затримок під час оформлення пенсії.
Про це повідомляє Патріот Донбасу з посиланням на пояснення начальниці Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області Наталії Рад.
Пенсійний фонд продовжує оцифрування паперових трудових книжок, переведення їх в електронні. Чим це зумовлено і в чому полягає процес оцифрування?
Дійсно, уже протягом більш як п'ять років ми переводимо облік трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну — у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (згідно із Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі — Закон №1217), який набув чинності 10 червня 2021 року).
Держава поступово здійснює цифровізацію надання соціальних послуг громадянам України,
що й зумовило проведення оцифрування. Простіше кажучи — ми переводимо паперові документі в електронні, і тепер усі відомості про трудову діяльність людини будуть зберігатися не на папері, а в електронних базах.
Тож, починаючи з 2021 року, в Україні запроваджено електронні трудові книжки працівників. Своєчасне оцифрування документів гарантує збереження даних і захищає від втрати страхового стажу або затримок під час оформлення пенсії. Для процедури переведення необхідно відсканувати всі сторінки трудової книжки та документи, що підтверджують стаж, набутий до 2004 року, та направити їх до Пенсійного фонду України.
Чому є важливою саме ця дата — 1 січня 2004 року?
На вебпорталі Пенсійного фонду України страховий стаж автоматично розраховується з 1 січня 2004 року на підставі факту сплати страхового внеску. При цьому повний місяць зараховується за умови сплати суми не менше мінімального страхового внеску. Це пов’язано з ухваленням Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж».
До цього стаж був трудовим. Трудовий стаж, отриманий до 2004 року, повністю зараховується у загальний страховий стаж працівника. Для цього дані про трудову діяльність повинні бути оцифровані.
Які періоди діяльності відносяться до трудового стажу, набутого до 2004 року, та які документи можуть підтвердити його?
Основним документом, який підтверджує періоди трудової діяльності до 1 січня 2004 року, є трудова книжка, що видана в установленому порядку при працевлаштуванні вперше. Також до трудової діяльності відносяться військова служба, навчання у вищих навчальних закладах, періоди догляду за дитиною до 3-х років тощо. Тож для підтвердження цих періодів необхідно оцифрувати військовий квиток, дипломи про освіту, свідоцтва про народження дітей та підтверджувальні документи.
Чи обов'язково в такому разі оцифровувати документи про трудову діяльність після січня 2004 року, якщо інформація вже є в реєстрах ПФУ?
Скажімо так: попри автоматизацію процесів, ми радимо кожному самостійно перевірити власну інформацію на електронному порталі, щоб виключити помилки в датах чи назвах організацій,
спричинені людським фактором або технічними збоями, що можуть негативно вплинути на розрахунок стажу.
Що ж робити тим, хто до цього часу не оцифрував трудову книжку?
Одразу скажу, що Головним управлінням упродовж п'яти років, визначених законодавством, мешканці Донеччини активно подають свої трудові книжки для оцифрування.
Станом на 01 листопада 2026 року з 10.06.2021 року подано понад 337 тис. скан-копій трудових книжок, у тому числі 97 тис. — роботодавцями і 240 тис. — працівниками. Від початку роботи сервісу «Електронна трудова книжка» (з грудня 2019 року) на вебпорталі Пенсійного фонду України — portal.pfu.gov.ua уже оцифровано понад 371 тис. трудових книжок.
Якщо у вас досі не оцифрована трудова книжка та інші документи про трудову діяльність, для початку вам необхідно сканувати усі ці документи.
Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:
- повинні бути кольоровими та чіткими;
- відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
що разом з трудовою книжкою додаються скановані документи, що підтверджують стаж:
- документи про здобуття освіти;
- свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- військовий квиток;
- інші документи, які підтверджують періоди роботи, — у разі необхідності.
Для цього увійдіть до особистого кабінету на вебпорталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Оберіть у розділі «Комунікації з ПФУ», що знаходиться у лівому боковому меню, вкладку «Відомості про трудові відносини». Заповніть загальні дані та надайте згоду на обробку персональних даних. Завантажте кольорові скан-копії сторінок трудової книжки у форматі PDF або JPEG, підпишіть КЕП та натисніть «Відправити до ПФУ». Результат опрацювання заяви можна переглянути у вкладці «Мої звернення».
Проте перед скануванням трудової книжки обов'язково необхідно перевірити, чи відповідає оформлення самої трудової визначеним вимогам: наявні всі підписи, дати, внесено всі записи про вашу трудову діяльність, змінено прізвище (за необхідності)
тощо.
Що робити, якщо у трудовій книжці є виправлення або якщо її втрачено?
Порядок підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637.
Тож якщо трудову книжку втрачено або в неї не внесено записи про роботу, або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу, набутого до 2004 року, приймаються:
- дані з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
- виписки або довідки, складені в тому числі на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій;
- особові рахунки й відомості на видачу заробітної плати;
- посвідчення, характеристики, письмові трудові договори й угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи;
- членські квитки профспілок (за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків).
а підприємство, установа, організація розташовані на тимчасово окупованій території, у районах проведення воєнних (бойових) дій, у районах, які перебували в тимчасовій окупації або їх майно (документи) пошкоджено чи знищено внаслідок воєнних (бойових) дій, що робить неможливим отримання будь-яких додаткових документів, стаж роботи встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які:
- знають заявника за спільною з ним роботою на одному підприємстві, в установі, організації або в одній системі;
- мають документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.
Києві (постанова правління Пенсійного фонду України від 10.11.2006 № 18-1).
Важливим є те, що стаж роботи в особливо шкідливих або особливо важких умовах праці (за Списком № 1), шкідливих і важких умовах праці (за Списком № 2) підтверджується лише документами. Якщо ж пільговий стаж набуто на підприємствах, в установах, організаціях, які ліквідовані без визначення правонаступника, то він підтверджується вищезазначеними Комісіями на підставі архівних документів.
Що робити тим, хто ще не встиг оцифрувати документи про трудову діяльність?
У першу чергу — обов'язково подати скан-копії документів про трудову діяльність до Пенсійного фонду України, щоб уникнути неприємностей при призначенні пенсії. У спокійному режимі перевіряємо, щоб увесь стаж був відображений в документах, а після передачі до ПФУ — в Реєстрі застрахований осіб, що можна перевірити в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ в розділі «Електронна трудова книжка».
Читайте також: У ПФУ розповіли, як держава допомагає родинам з дітьми: виплати на дитину до 1 року, «єЯсла», допомога усиновлювачам
Зауважу, що Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки. Наявність електронної трудової книжки зменшує ризики пошкодження, втрати чи фальсифікації даних, забезпечує високий рівень захисту персональної інформації.
