В Україні офіційно визначили термін, до якого працівники та роботодавці повинні перевести паперові трудові книжки в електронний формат. Зробити це потрібно до 10 червня 2026 року. Така вимога закріплена у Законі № 1217 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».
Навіщо потрібне зацифруванняЕлектронна трудова книжка має замінити паперову і стане основним джерелом інформації про страховий стаж працівника. Це дозволить уникнути втрати даних у разі пошкодження чи зникнення книжки, а також значно спростить оформлення пенсій.
Міністерство соціальної політики наголошує, що після 2026 року паперові документи вже не матимуть юридичної сили, а для нарахування пенсії братимуться до уваги виключно електронні записи.
Як відбувається процесЗацифрування здійснюється Пенсійним фондом України на основі даних, які подають роботодавці або самі працівники. Для цього необхідно:
- зібрати копії всіх записів із трудової книжки;
- подати їх у засканованому вигляді через портал електронних послуг ПФУ;
- перевірити коректність внесених відомостей.
Що буде, якщо не зацифрувати вчасноФахівці застерігають: пропуск дедлайну може призвести до затримок під час призначення пенсії або навіть до втрати частини страхового стажу. Особливо це стосується тих, хто часто змінював місце роботи чи має записи у старих книжках радянського зразка.
Як почалася реформаІдея відмовитися від паперових трудових книжок в Україні виникла ще у 2020 році. Тоді було ухвалено рішення про поступовий перехід на електронний облік. Подібні практики вже давно працюють у країнах ЄС, де дані про стаж зберігаються централізовано і доступні працівнику онлайн.
За даними Пенсійного фонду України, станом на початок 2025 року в електронній формі вже збережено понад 20 мільйонів записів про трудову діяльність громадян.
Що варто зробити вже заразЕксперти радять не відкладати процес на останні місяці. Найкраще — вже сьогодні перевірити наявність усіх записів у трудовій книжці та завчасно подати їх для зацифрування. Це дозволить уникнути черг та зайвого клопоту.
