Підвищити KPI, збільшити продажі та мінімізувати втрату лідів — пріоритет для бізнесів, які масштабуються. Завдяки ШІ-продуктам це стало реальністю: доведено кейсом CostCare AI, українського стартапу, який залучив $500 000 інвестицій на pre-seed стадії. Співзасновник і CEO Пауль Вахтель ділиться досвідом оптимізації сейлз-процесів у компанії клієнта.
У 2024 році CostCare AI почала співпрацю з мережею клінік в Україні та Польщі. Бізнесом, який активно масштабується на ринку health & beauty — одному з найдинамічніших на сьогодні.
У звʼязку зі стрімким розвитком компанія стикнулася з класичною проблемою: надмірною завантаженістю менеджерів із продажу та підтримки, які змушені вручну обробляти «чотири поверхи трафіку», як результат — низька конверсія лідів. Запити 24/7 у чатах Instagram, Telegram, Viber компанії, телефонні дзвінки та заявки на сайті зростають пропорційно маркетинговим бюджетам, тоді як штат залишається незмінним. Зазвичай потенційні клієнти очікують миттєвої реакції навіть о 2-й ночі, а отримують її лише наступного дня, якщо взагалі отримують.
«Тільки розгріб усі чати — за ніч насипало ще стільки ж. І зранку менеджери, замість продажу, знову займаються кваліфікацією лідів. Через таке перевантаження на етапі первинної обробки ми просто фізично втрачали величезний шмат потенціалу», — ділиться співзасновник компанії клієнта.
Масштабування відділу продажів через найм здавалося логічним рішенням. Попри це, зʼявилися складнощі з рекрутингом кваліфікованих менеджерів із продажу для сфери клієнта, процес найму становив 30–35 днів. Доводилося шукати компроміс і пропонувати співпрацю кандидатам, які вже були в активному пошуку на ринку. Новачків навчали власними силами: команда разом зі співзасновником витрачала до трьох місяців на онбординг.
Водночас середній термін роботи менеджера становив чотири місяці, тож компанія фактично опинилася в замкнутому колі постійного найму та навчання персоналу.
Ріст конверсії з ШІ-автоматизацією без додаткового наймуТоді власник ухвалив рішення протестувати інший підхід — підключити CostCare AI для автоматизації обробки лідів на етапі першого контакту й підвищити конверсію без розширення команди.
CostCare AI взяв на себе прийом запитів, обробку заявок і комунікацію з клієнтами. Найважливіше — AI-агент допоміг значно швидше записувати людей на консультації.
Виявилося, що за простою задачею «автоматизувати продажі» криються нюанси. Як і будь-яка автоматизація, впровадження AI викликало природну обережність. Менеджери хвилювалися за свої робочі місця, а керівниця відділу продажу наголошувала: технологія має відповідати високим стандартам живого спілкування у сферах здоровʼя, благополуччя та краси, адже «люди купують у людей».
У процесі технічного онбордингу скепсис розвіявся майже миттєво. Команда продажу та підтримки побачила, що продукт забрав на себе всю рутину: нічні зміни, позаробочі години, «холодні» листування та первинну кваліфікацію. Страх «мене замінять» трансформувався в полегшення — «мене розвантажили, технологія на базі ШІ допомагає приносити результат».
CostCare AI доступний англійською та українською мовами. АІ-агент для вашого бізнесу від CostCare AI доступний для комунікації у чатах понад 50 мовами.Після адаптації ШІ-продутку до команди продажу клієнта успіхи були вже на першому етапі.
Ми побачили магію швидкості: поки менеджери відпочивали або займалися стратегічно важливими завданнями, CostCare AI успішно записував пацієнтів навіть о 22:00. Від звернення до запису проходили лічені хвилини. Запит не надходив до конкурентів, адже потенційний клієнт не очікував 13 годин на відповідь.
Саме контраст — між терміновими завданнями в бізнесі та унікальною здатністю працювати цілодобово — переконав власника, що потенціал величезний. Водночас стало зрозуміло, що ключову роль відіграє правильне впровадження ШІ-продукту в реальні бізнес-процеси.
Ефективність ШІ-агента показують цифриЗа 16 місяців ми пройшли шлях від тесту до стабільної роботи. Сьогодні маємо конкретні результати, які стали реальністю завдяки якісній співпраці обох команд:
- ШІ-агент обробляє 60–70% усіх звернень Понад 1000 запитів щомісяця, які раніше вимагали ручної роботи.
- Конверсія за допомогою одного АІ-агента зросла до 25% Якщо раніше запити губилися, то тепер ШІ обробляє їх миттєво — незалежно від часу доби.
- Ефективність відділу продажу зросла в 2,5 рази. Менеджери більше не «гасять пожежі» в чатах,
а фокусуються на складних кейсах, кваліфікованих лідах і створюють більше цінності для бізнесу.
- Продукт повністю інтегрований у команду. Менеджери ініціюють швидке оновлення та налаштування бази знань. Їхній вердикт: після плідного онбордингу з ШІ-агентом працювати набагато ефективніше.
- Еквівалент трьох нових співробітників — саме так власник оцінює ефективність CostCare AI. Стільки нових менеджерів довелося б найняти для забезпечення такої ж швидкості реакції, якості та обробки трафіку в режимі 24/7.
Цей кейс показав нам, як розвивати CostCare AI далі — не теоретично, а на основі реальних викликів бізнесу. Процес довгострокової взаємодії став фундаментом, який сьогодні гарантує нашим клієнтам якість і результат — реальну роботу системи.
Зараз ми чітко бачимо наш план розвитку.
Найближчим часом фокусуємося на масштабуванні рішення для інших ніш:
- електронна комерція та роздрібна торгівля (від брендів одягу та аксесуарів до спортивних товарів і товарів для дому);
- здоровʼя, краса та благополуччя (від медичних клінік і салонів краси до фітнес-клубів і ветеринарних клінік);
- освіта та розвиток (від освітніх платформ і курсів до розвиваючих центрів і студій звукозапису);
- сервісні послуги (від фото- та відеопослуг, клінінгових і ремонтних робіт до автосервісу та юридичного, бухгалтерського консалтингу);
- креативні індустрії (від маркетингових та івент-агентств до кейтерингу та флористики);
- нерухомість і подорожі (від туристичних агентств і готелів до агентств нерухомості та оренди житла).
- Кастомізоване налаштування та валідація AI-агента. Миттєве налаштування CostCare АІ
під конкретний бізнес-кейс Команда клієнта зможе самостійно структурувати файли знань, адаптувати логіку ШІ або додатково навчати її на своєму зворотному звʼязку в розмовній формі, без залучення розробників і сторонніх сервісів.
- Автоматична генерація підсумку розмови Після кожного діалогу з потенційним клієнтом ШІ створює стислий звіт із ключовими інсайтами в будь-якому форматі (текстовому, голосовому тощо). Менеджер одразу бачить, що обговорювалося, які запитання ставив клієнт і на якому етапі він зараз.
- Структурований витяг даних Вдосконалення та реалізація ще більш глибинної інтеграції АІ з CRM системами. Функціонал, який уже працює в CostCare AI: система аналізує діалог та автоматично витягує ключові дані (ім’я, контакти, потреби, бюджет) для заповнення полів та/або властивостей у вашій CRM. Жодного ручного копіювання.
- Автоматизоване АІ управління лійкою продажів. Створення та візуалізація лійки (воронки) продажів. CostCare AI реалізовує та відстежує рух потенційних клієнтів по етапах і автоматично оновлює їхній статус, даючи команді повну інформацію без ручного контролю.
Замовити демо CostCare AI
